Die Gebäudereinigung gilt nicht gerade als Hightech-Branche. Mop, Eimer, Reinigungsmittel – das Handwerk hat sich in seinen Grundzügen kaum verändert. Doch hinter den Kulissen, in der Verwaltung und Organisation, hat sich in den letzten Jahren enorm viel getan. Bei Bavaria Cleaning setzen wir konsequent auf Digitalisierung und Automatisierung – nicht um der Technik willen, sondern um mehr Zeit für das Wesentliche zu haben: unsere Kunden und unsere Mitarbeiter.
Warum Digitalisierung in der Reinigungsbranche?
Auf den ersten Blick scheint Reinigung ein einfaches Geschäft zu sein: Jemand putzt, jemand bezahlt. Doch die Realität ist komplexer. Ein Reinigungsunternehmen wie Bavaria Cleaning koordiniert täglich:
Ohne durchdachte Systeme würde dieses Geflecht schnell im Chaos versinken. Genau hier setzt unsere Digitalisierungsstrategie an.
„Alles, was automatisierbar ist, wollen wir wirklich automatisieren. Damit wir unsere Arbeitszeit für die wichtigen Dinge übrig haben – für Menschen, für Kunden und Personal. Und das, was die Maschine besser kann, nämlich viele gleichartige Sachen schnell zu machen, das soll die Maschine machen.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Das Herzstück: Unser ERP-System
Im Zentrum unserer digitalen Infrastruktur steht Microsoft Dynamics NAV – ein professionelles ERP-System (Enterprise Resource Planning), das normalerweise eher in mittelständischen Produktionsunternehmen zu finden ist.
Was unser ERP-System leistet:
Kundenverwaltung
Alle Informationen zu jedem Kunden zentral an einem Ort – Verträge, Ansprechpartner, Besonderheiten, Historie.
Objektdokumentation
Welche Reinigungskraft arbeitet wo? Wer hat welchen Schlüssel? Welches Leistungsverzeichnis gilt?
Personalplanung
Einsatzpläne, Urlaubsverwaltung, Vertretungsregelungen – alles an einem Ort.
Materialwirtschaft
Lagerbestände, Bestellungen, Lieferintervalle für jeden Kunden automatisch verwaltet.
Fakturierung
Automatische Rechnungsstellung basierend auf den vereinbarten Leistungen.
„Wir haben seit 2011 Microsoft Dynamics NAV im Einsatz, noch sehr rudimentär am Anfang, aber zunehmend ausgebaut. Und seit 2015 dann das erste Ticketsystem.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Das ERP-System ist keine Insellösung, sondern vernetzt mit allen anderen Systemen. So fließen Informationen automatisch von einem Bereich in den anderen – ohne manuelle Übertragung und ohne die Gefahr von Fehlern.
Das Ticketsystem: Kommunikation ohne Lücken
Ein zweiter zentraler Baustein ist unser Ticketsystem. Jede Anfrage – ob vom Kunden, von Reinigungskräften oder intern – wird als Ticket erfasst und systematisch abgearbeitet.
Warum ein Ticketsystem statt E-Mail?
In vielen Unternehmen läuft Kommunikation über klassische E-Mail-Postfächer. Das Problem: E-Mails werden weitergeleitet, landen in verschiedenen Ordnern, werden übersehen oder gehen bei Personalwechsel verloren.
„Mir war relativ schnell bewusst: Mit Outlook und Co. und zentralem Posteingang und dann Weiterleiten – das wird nicht auf Dauer funktionieren. Das kann nicht funktionieren.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Unser Ticketsystem löst diese Probleme:
- Jede Anfrage erhält eine Vorgangsnummer – nichts geht verloren.
- Automatische Eingangsbestätigung – der Kunde weiß sofort, dass seine Nachricht angekommen ist.
- Zuständigkeiten sind klar geregelt – aber wenn jemand ausfällt, übernimmt das System die Weiterleitung.
- Fristen werden überwacht – offene Vorgänge werden automatisch eskaliert.
- Vollständige Historie – bei Rückfragen ist der gesamte Verlauf nachvollziehbar.
Das Ergebnis
Kunden erhalten in der Regel innerhalb eines Arbeitstages eine Reaktion auf ihre Anfrage – oft sogar innerhalb weniger Stunden. Und das unabhängig davon, ob der zuständige Objektleiter gerade verfügbar ist oder nicht.
Automatisierung im Alltag
Die Digitalisierung zeigt sich bei Bavaria Cleaning in vielen alltäglichen Prozessen, die automatisch ablaufen:
Automatische Benachrichtigungen
Wenn eine Reinigungskraft krank wird oder in den Urlaub geht, werden betroffene Kunden automatisch informiert. Das System erkennt, welche Objekte betroffen sind, und versendet die entsprechenden Nachrichten.
„Sollte eine Reinigungskraft mal im Urlaub sein oder krank sein – wir haben Standardprozesse bei uns im Ticketsystem, dass Kunden informiert werden: ‚Achtung, lieber Kunde, heute kommt nicht die Standardreinigungskraft, die ist krank bis Ende der Woche, es kommt eine Vertretung.'“
– Melanie Rebs, Geschäftsführerin Bavaria Cleaning
Automatische Qualitätskontroll-Erinnerungen
Das System erinnert automatisch daran, wann es Zeit ist, einen Kunden zu kontaktieren. Je nach Reinigungsintervall poppt im System auf: „Bei diesem Kunden ist eine Qualitätskontrolle fällig.“ So geht kein Kunde durch die Lappen.
Automatische Materialbestellung
Basierend auf den Reinigungsintervallen und Verbrauchswerten berechnet das System, wann welcher Kunde neue Materialien benötigt. Die Liefertouren werden optimiert, die Bestellungen beim Großhändler automatisch ausgelöst.
Automatische Fakturierung
Die monatlichen Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet – basierend auf den vereinbarten Leistungen und ohne manuellen Aufwand.
„Dienstplanung, Fakturierung – alles automatisch, vollkommen automatisch, wenn die Daten passen.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Die richtige Balance: Digital und analog
Bei aller Begeisterung für Digitalisierung wissen wir auch: Nicht alles lässt sich sinnvoll digitalisieren. Ein gutes Beispiel sind digitale Checklisten für Reinigungskräfte.
Warum wir auf Papier-Leistungsverzeichnisse setzen:
Theoretisch könnte jede Reinigungskraft eine App nutzen, um ihre Arbeit zu dokumentieren. In der Praxis scheitert das an mehreren Hürden:
- Minijob-Struktur: Etwa 80 Prozent der Reinigungskräfte in der Branche arbeiten auf Minijob-Basis – maximal 9 Stunden pro Woche, oft weniger.
- Kosten: Jede Reinigungskraft müsste mit einem Firmenhandy ausgestattet werden – inklusive Mobilfunkvertrag, Schutzfolie, Hülle, Ersatz bei Defekt.
- IT-Support: Apps brauchen Updates, Passwörter werden vergessen, Geräte gehen kaputt. Der Support-Aufwand wäre enorm.
- Flexibilität: Bei kurzfristigen Vertretungen müsste erst ein Gerät eingerichtet und freigeschaltet werden.
„Damit digitale Checklisten funktionieren würden, müsste man jeden Mitarbeiter mit einem Firmenhandy, Internetzugang und allem Möglichen ausstatten. Das ist kostentechnisch nicht praktikabel, supporttechnisch nicht praktikabel, IT-technisch nicht praktikabel.“
– Melanie Rebs, Geschäftsführerin Bavaria Cleaning
Die bewährte Alternative:
Stattdessen liegt in jeder Putzkammer ein Objektordner mit dem ausgedruckten Leistungsverzeichnis. Jede Reinigungskraft – ob Stammpersonal oder Vertretung – kann sofort nachschauen, was zu tun ist.
„Wenn mal eine kurzfristige Urlaubsvertretung oder Krankheitsvertretung einspringen muss oder auch der Objektleiter mal schnell vor Ort ist, der hat immer sofort was in der Hand. Da gibt’s dann keine Missverständnisse.“
– Melanie Rebs, Geschäftsführerin Bavaria Cleaning
Pragmatismus vor Dogma
Digitalisierung ist bei Bavaria Cleaning kein Selbstzweck. Wir setzen Technologie dort ein, wo sie echten Mehrwert bringt – und bleiben bei bewährten Lösungen, wo sie besser funktionieren.
Der Mensch hinter der Technik
Hinter unserer Digitalisierungsstrategie steht Alexander Rebs, einer der beiden Geschäftsführer. Er ist nicht nur für die strategische Ausrichtung verantwortlich, sondern programmiert auch selbst und koordiniert die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
„Ich bin für die technische Infrastruktur zuständig, spiele Updates in sämtliche netzwerkrelevante Geräte und Software ein – sowohl unser ERP-System als auch Ticketsystem, die ganzen Notebooks, Server, alles was anfällt. Und ich bin für die Automatisierung zuständig. Alles, was ich irgendwie in der Verwaltung digitalisieren und automatisieren kann, kümmere ich mich drum.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Diese direkte Verantwortung hat einen großen Vorteil: Es gibt keine Abstimmungsprobleme zwischen „der IT“ und „dem Business“. Die Person, die die Prozesse versteht, ist dieselbe, die sie digital abbildet.
Was Digitalisierung für Kunden bedeutet
Als Kunde von Bavaria Cleaning profitieren Sie von unserer Digitalisierung, ohne selbst etwas tun zu müssen:
Schnelle Reaktionszeiten
Durch das Ticketsystem und automatisierte Workflows erhalten Sie schneller Antworten als bei Unternehmen mit manuellen Prozessen.
Zuverlässige Information
Sie werden automatisch informiert, wenn sich etwas ändert – keine bösen Überraschungen.
Gleichbleibende Qualität
Auch wenn Ihr Ansprechpartner im Urlaub ist: Das System sorgt dafür, dass Ihre Anliegen bearbeitet werden.
Transparente Dokumentation
Alle Vereinbarungen, alle Kommunikation, alle Vorgänge sind dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Weniger Fehler
Automatisierte Prozesse machen keine Flüchtigkeitsfehler. Die Rechnung stimmt, die Lieferung kommt, die Vertretung ist organisiert.
Der Weg zur Digitalisierung: Ein Prozess über Jahre
Unsere digitale Infrastruktur ist nicht über Nacht entstanden. Sie ist das Ergebnis eines kontinuierlichen Prozesses über mehr als ein Jahrzehnt:
2011 – Einführung von Microsoft Dynamics NAV als ERP-System
2015 – Implementierung des ersten Ticketsystems
Seither – Kontinuierliche Erweiterung und Automatisierung
„Wir sind seit 2018 in der Geschäftsführung, das heißt seit 8 Jahren. Das war jetzt kein harter Schnitt, es war ein fließender Übergang. Und trotzdem hat sich die letzten 8 Jahre wahnsinnig viel verändert. Von den Abläufen, von der Struktur sind wir zu 80 Prozent eine neue Firma.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Und der Prozess ist noch nicht abgeschlossen. Ständig werden neue Möglichkeiten evaluiert, bestehende Prozesse hinterfragt und Verbesserungen umgesetzt.
„Und wir sind immer noch nicht fertig.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Was uns von anderen unterscheidet
In der Gebäudereinigung gibt es viele Anbieter – vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Großkonzern. Was Bavaria Cleaning im Bereich Digitalisierung unterscheidet:
- Wir sind groß genug, um in Systeme zu investieren – Professionelle ERP- und Ticketsysteme kosten Geld. Kleine Anbieter können sich das oft nicht leisten.
- Wir sind klein genug, um flexibel zu bleiben – Anders als in Konzernen können wir schnell entscheiden und umsetzen.
- Wir haben die Kompetenz im Haus – Die technische Verantwortung liegt direkt bei der Geschäftsführung.
- Wir digitalisieren mit Augenmaß – Nicht alles, was digital möglich ist, ist auch sinnvoll.
Fazit: Technologie im Dienst des Menschen
Digitalisierung bei Bavaria Cleaning bedeutet nicht, dass Maschinen Menschen ersetzen. Im Gegenteil: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben haben unsere Mitarbeiter mehr Zeit für das, was wirklich zählt – den persönlichen Kontakt zu Kunden und Reinigungskräften.
Unsere Systeme sorgen dafür, dass nichts vergessen wird, dass Informationen fließen und dass Prozesse reibungslos ablaufen. Aber am Ende steht immer ein Mensch, der sich um Ihr Anliegen kümmert – nur eben besser informiert und mit mehr Zeit.
Das ist unser Verständnis von moderner Gebäudereinigung in München: Technologie, die unterstützt, aber nie ersetzt.
