Sie sind auf der Suche nach einer zuverlässigen Büroreinigung in München und fragen sich, wie die Zusammenarbeit mit einem professionellen Reinigungsunternehmen eigentlich abläuft? Bei Bavaria Cleaning legen wir großen Wert auf transparente Prozesse und eine strukturierte Vorgehensweise – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur regelmäßigen Unterhaltsreinigung Ihrer Räumlichkeiten. In diesem Beitrag nehmen wir Sie mit hinter die Kulissen und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, was passiert, nachdem Sie uns kontaktiert haben.
Der erste Kontakt: Persönlich und individuell
Ob per Telefon, E-Mail oder über unser Kontaktformular auf der Website – sobald Ihre Anfrage bei uns eingeht, erhalten Sie zunächst eine automatische Eingangsbestätigung mit Ihrer persönlichen Vorgangsnummer. So wissen Sie sofort: Ihre Nachricht ist angekommen und wird bearbeitet. Doch dabei bleibt es nicht. Unser Vertriebsteam nimmt zeitnah persönlich Kontakt mit Ihnen auf.
Im ersten Gespräch klären wir gemeinsam die wichtigsten Eckdaten: Wie groß sind Ihre Räumlichkeiten? Wie dringend benötigen Sie ein Angebot? Welche besonderen Anforderungen haben Sie? Diese Informationen helfen uns, den weiteren Prozess optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen.
Gut zu wissen
Bei Bavaria Cleaning erhalten Sie in der Regel innerhalb eines Arbeitstages eine erste Reaktion auf Ihre Anfrage – oft sogar innerhalb weniger Stunden. Unser Ticketsystem stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht.
Die Vor-Ort-Besichtigung: Weil Büro nicht gleich Büro ist
Ab einer gewissen Größe – in der Regel ab etwa 300 bis 400 Quadratmetern – führen wir vor der Angebotserstellung eine persönliche Besichtigung Ihrer Räumlichkeiten durch. Warum? Weil jedes Objekt seine Besonderheiten hat, die sich nur vor Ort erfassen lassen.
Erstreckt sich Ihr Büro über mehrere Etagen? Gibt es verwinkelte Bereiche oder sensible Zonen wie Labore? Haben Sie eine Alarmanlage, die wir berücksichtigen müssen? Sollen bestimmte Bereiche in unterschiedlichen Intervallen gereinigt werden – beispielsweise die Küche und Sanitärräume täglich, die Büroflächen jedoch nur wöchentlich? All diese Fragen klären wir gemeinsam bei der Besichtigung.
„Büro ist nicht gleich Büro. Es kann sein, dass das Büro über mehrere Etagen geht oder verwinkelt ist. Der Kunde hat bestimmte Anforderungen – vielleicht eine Schulung für Labore oder eine Alarmanlage. Küche und Toiletten müssen vielleicht jeden Tag gereinigt werden, die Büros nur einmal in der Woche.“
– Melanie Rebs, Geschäftsführerin Bavaria Cleaning
Für kleinere Objekte oder wenn Sie zunächst nur eine grobe Hausnummer benötigen, können wir auch vorab eine erste Einschätzung geben. Doch für ein verbindliches, maßgeschneidertes Angebot ist die persönliche Besichtigung der Goldstandard – denn nur so können wir sicherstellen, dass das Angebot wirklich zu Ihren Anforderungen passt.
Das Angebot: Transparent und detailliert
Nach der Besichtigung erstellen wir Ihr individuelles Angebot. Je nach Komplexität und Dringlichkeit erhalten Sie dieses in der Regel innerhalb von zwei bis sieben Werktagen. Unser Anspruch: maximale Transparenz. Deshalb besteht jedes Angebot aus mehreren Komponenten.
- Monatspauschale: Ein fester monatlicher Betrag, der alle vereinbarten Leistungen abdeckt – inklusive Material und Gerätschaften.
- Leistungsverzeichnis: Eine detaillierte Aufstellung, welche Raumkategorie wie oft gereinigt wird und welche konkreten Arbeiten durchgeführt werden.
- Zusatzleistungen: Falls gewünscht, erhalten Sie separate Angebote für Glasreinigung, Hygieneartikel oder unseren Waschservice.
Das Leistungsverzeichnis ist dabei besonders wichtig. Es schafft Klarheit für beide Seiten und verhindert Missverständnisse. Sie wissen genau, was Sie bekommen – und unsere Reinigungskräfte wissen genau, was zu tun ist.
„Unsere Angebote sind sehr transparent und strukturiert. Es gibt das formelle Angebot mit einem Preis, aber auch eine sehr genaue Beschreibung: Was ist dabei? Was ist nicht dabei? Ergänzt durch ein Leistungsverzeichnis, bei dem ganz genau beschrieben ist, welcher Bereich wie oft gereinigt wird.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Der Unterschied
Viele Anbieter – besonders kleinere Firmen – versenden nur ein kurzes Angebot ohne detailliertes Leistungsverzeichnis. Das führt oft zu Streitigkeiten, weil Kunde und Dienstleister unterschiedliche Vorstellungen haben. Bei Bavaria Cleaning wissen Sie von Anfang an, woran Sie sind.
Von der Beauftragung bis zum Start: Die Vorbereitungsphase
Sobald Sie das Angebot unterschrieben an uns zurückgeschickt haben, beginnt bei uns die interne Vorbereitung. In der Regel benötigen wir etwa zwei Wochen Vorlaufzeit bis zum Reinigungsstart. In dringenden Fällen geht es auch schneller – in der Urlaubszeit kann es hingegen auch mal drei bis vier Wochen dauern.
In dieser Phase passiert einiges hinter den Kulissen:
- Anlage im System: Ihr Auftrag wird in unserem ERP-System (Microsoft Dynamics NAV) erfasst. Hier werden alle relevanten Informationen zentral dokumentiert.
- Personalauswahl: Wir suchen die passenden Reinigungskräfte für Ihr Objekt aus – je nach Größe und Reinigungsintervall eine oder mehrere Personen.
- Schlüsselübergabe: Wir vereinbaren einen Termin zur Schlüsselübergabe. Alles wird sauber protokolliert: Wer hat welchen Schlüssel erhalten?
- Putzkammer einrichten: Wir statten Ihre Putzkammer vor Ort mit allen benötigten Materialien aus – Reinigungsmittel, Mops, Tücher, Mülltüten und mehr.
- Einarbeitungstermin: Die Reinigungskraft wird persönlich in Ihr Objekt eingewiesen.
Die Einarbeitung: Persönlich und gründlich
Die Einarbeitung unserer Reinigungskräfte ist ein zentraler Bestandteil unseres Qualitätskonzepts. Bei diesem Termin werden die Schlüssel übergeben, alle Räumlichkeiten gemeinsam begangen und die spezifischen Anforderungen besprochen. Das Leistungsverzeichnis dient dabei als Leitfaden.
Wenn möglich, stellen wir die Reinigungskraft auch persönlich beim Kunden vor. Denn wir wissen: Sie geben uns Ihren Schlüssel und gewähren uns Zugang zu Ihren Räumlichkeiten. Da ist es nur fair, dass Sie auch ein Gesicht zu der Person haben, die bei Ihnen reinigt.
„Wir versuchen immer, die Reinigungskraft beim Kunden vorzustellen, damit der Kunde ein Gesicht hat. Wer reinigt da bei Ihnen? Der Kunde gibt uns seinen Schlüssel und lässt uns in seine Räumlichkeiten. Da ist es selbstverständlich zu wissen: Wem gebe ich Zugang?“
– Melanie Rebs, Geschäftsführerin Bavaria Cleaning
Bei größeren Objekten mit mehreren Reinigungskräften wird zudem festgelegt, wer welchen Bereich übernimmt. Beispiel: Herr Müller reinigt den ersten Stock, Frau Huber den zweiten Stock. So entstehen klare Verantwortlichkeiten.
Der erste Reinigungstag – und danach
Endlich ist es soweit: Die erste Reinigung findet statt. Doch für uns ist die Arbeit damit nicht getan. Am Tag nach der ersten Reinigung melden wir uns proaktiv bei Ihnen.
Wie lief es? Sind Sie zufrieden? Gab es vielleicht einen versteckten Mülleimer, den wir übersehen haben? Einen Aktenvernichter, der geleert werden soll? Durch diese direkte Nachfrage können wir sofort reagieren und kleine Unstimmigkeiten beheben, bevor sie zu echten Problemen werden.
„Am Folgetag rufen wir beim Kunden an: Hat die erste Reinigung gepasst? Sind Sie zufrieden? Haben wir vielleicht einen versteckten Mülleimer oder einen Schredder übersehen? So können wir sofort reagieren und Reklamationen vorbeugen.“
– Melanie Rebs, Geschäftsführerin Bavaria Cleaning
Das Gleiche gilt übrigens für unsere Reinigungskräfte. Auch sie werden nach dem ersten Einsatz kontaktiert: Hat alles funktioniert? Sind Sie zurechtgekommen? Gab es Probleme? Denn nur wenn beide Seiten – Kunde und Reinigungskraft – zufrieden sind, kann eine langfristige Zusammenarbeit gelingen.
Laufende Betreuung: Qualität, die bleibt
Mit dem Start der Reinigung beginnt bei Bavaria Cleaning die laufende Betreuung. Diese umfasst mehrere Bausteine:
Regelmäßige Materiallieferung
Je nach Reinigungsintervall werden Sie in festen Abständen mit frischen Mops, Tüchern, Mülltüten und Reinigungsmitteln beliefert. Bei wöchentlicher Reinigung etwa alle drei Monate, bei täglicher Reinigung alle vier Wochen.
Proaktive Qualitätskontrolle
Wir warten nicht, bis Sie sich melden. In regelmäßigen Abständen kontaktieren wir Sie – telefonisch, per Mail oder persönlich – und fragen nach: Passt alles? Gibt es etwas, das wir verbessern können?
Dieser proaktive Ansatz ist Teil unserer Unternehmensphilosophie. Denn oft stauen sich kleine Unzufriedenheiten auf, die nie angesprochen werden. Durch unsere regelmäßige Nachfrage geben wir Ihnen die Gelegenheit, Feedback zu geben – ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen.
„Gut, dass wir mittlerweile aktiv auf die Kunden zugehen. Da staut sich beim Kunden gar nicht erst was auf. Er sagt dann: ‚Danke, dass Sie sich gemeldet haben – ich wollte Ihnen noch sagen, die Spinnweben haben Sie vergessen.‘ Der Kunde muss nicht aktiv an uns schreiben, wir melden uns aktiv.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Vertretungsregelung: Auch bei Urlaub und Krankheit abgesichert
Was passiert, wenn Ihre Reinigungskraft krank wird oder in den Urlaub geht? Bei Bavaria Cleaning haben wir standardisierte Prozesse für genau diese Situationen. Sie werden automatisch informiert: „Achtung, heute kommt nicht Ihre gewohnte Reinigungskraft, sie ist krank. Es kommt eine Vertretung.“
Das Gleiche gilt für Urlaub. Sie erhalten rechtzeitig eine Information, dass in der kommenden Woche eine Vertretungskraft eingesetzt wird. So sind Sie immer im Bild und es gibt keine unangenehmen Überraschungen.
Sicherheit durch Struktur
Alle Informationen laufen bei uns zentral im Ticketsystem zusammen. Selbst wenn ein Objektleiter krank ist oder im Urlaub, wird Ihr Anliegen bearbeitet. Es bleibt nichts liegen.
Langfristige Partnerschaft statt kurzfristiger Auftrag
Unsere Verträge sind unbefristet – mit einer Probezeit, in der beide Seiten prüfen können, ob die Zusammenarbeit passt. Unser Ziel ist eine langfristige Partnerschaft, die auf Vertrauen und Zuverlässigkeit basiert.
Die Zahlen geben uns recht: 50 Prozent aller unserer Unterhaltsreinigungs-Kunden sind seit mindestens drei Jahren bei uns. Jeder fünfte Kunde sogar seit mindestens zehn Jahren. Unsere Reinigungskräfte bleiben im Durchschnitt 43 Monate nach bestandener Probezeit bei uns beschäftigt.
50%
der Kunden sind seit mindestens 3 Jahren dabei
20%
der Kunden sind seit mindestens 10 Jahren dabei
43
Monate durchschnittliche Beschäftigungsdauer der Reinigungskräfte
„Jeder fünfte Kunde bei uns in der Unterhaltsreinigung ist seit mindestens 10 Jahren Kunde. Das finde ich wirklich sehr beeindruckend.“
– Alexander Rebs, Geschäftsführer Bavaria Cleaning
Fazit: Strukturierte Prozesse für Ihre Zufriedenheit
Eine professionelle Büroreinigung in München bedeutet mehr als nur saubere Räume. Es bedeutet verlässliche Abläufe, transparente Kommunikation und eine Partnerschaft auf Augenhöhe. Bei Bavaria Cleaning haben wir über Jahrzehnte Prozesse entwickelt und verfeinert, die genau das sicherstellen.
Von der ersten Anfrage über die individuelle Besichtigung bis zur laufenden Betreuung – jeder Schritt ist durchdacht und auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihr Kerngeschäft.
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