Bei Bavaria Cleaning in München legen wir großen Wert auf klare und effiziente Kommunikation, insbesondere wenn es um die Umsetzung und Pflege unserer Richtlinien geht. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen einen Einblick in unsere Strategie geben, wie wir mit Process Gardening, einem innovativen Wissensmanagementsystem, unsere Richtlinien effektiv kommunizieren und verwalten.
Die Herausforderung: Effiziente Kommunikation von Richtlinien
Unser Unternehmen, die Bavaria Cleaning Gebäudereinigungs GmbH, ist ein dynamischer und wachsender Betrieb mit rund 200 engagierten Reinigungskräften vor Ort und etwa 12 Mitarbeitern im Büro. Ein wesentlicher Teil unserer Flotte sind mehrere Firmen-Pkw, die von unseren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Diese geteilten Ressourcen erfordern klare und für alle verbindliche Richtlinien, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Die Herausforderung liegt darin, diese Richtlinien effektiv zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie für alle betroffenen Mitarbeiter leicht zugänglich und verständlich sind. Darüber hinaus müssen wir in der Lage sein, diese Richtlinien schnell und einfach zu aktualisieren, um mit den sich verändernden Anforderungen und Umständen Schritt zu halten.
Die Lösung: Process Gardening – Ein innovatives Wissensmanagementsystem
Um diese Herausforderung zu meistern, haben wir uns für Process Gardening als unser zentrales Dokumentationssystem entschieden. Process Gardening ist ein leistungsstarkes Tool, das es uns ermöglicht, unsere Richtlinien effizient zu verwalten und zu kommunizieren.
Vorteile von Process Gardening:
- Zentrale Dokumentation: Jede Richtlinie hat einen Eigentümer, in unserem Fall unsere Geschäftsführerin. Alle betroffenen Mitarbeiter können die Richtlinie in ihrem persönlichen Dashboard einsehen, was eine einfache und schnelle Zugänglichkeit gewährleistet.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Wenn eine Richtlinie aktualisiert wird, werden alle betroffenen Mitarbeiter sofort benachrichtigt. Dies stellt sicher, dass alle immer über die neuesten Informationen verfügen.
- Rollenbasierte Zuordnung: Für jedes Firmenfahrzeug ist eine Rolle in Process Gardening angelegt, die mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden kann. Dies ist besonders bei geteilten Fahrzeugen von Vorteil, da es klar definiert, wer für welches Fahrzeug verantwortlich ist.
- Einfache Rollenwechsel: Bei Änderungen in der Verantwortung für die Fahrzeuge können die Verknüpfungen zu den Mitarbeitern einfach angepasst werden. Dies spart Zeit und sorgt für eine reibungslose Übergabe.
- Verknüpfung mit nützlichen Dokumenten: Die Richtlinien sind direkt mit wichtigen Dokumenten wie Schadensformularen oder Wartungsplänen verknüpft. Wenn diese Dokumente aktualisiert werden, haben die Mitarbeiter sofort Zugriff auf die neuesten Versionen.
- Einfache Formatierung: Die Formatierung in Process Gardening ist einfach und einheitlich. Dies ermöglicht es allen Mitarbeitern, sich an der Pflege der Dokumentation zu beteiligen, auch wenn sie nicht mit komplexen Textverarbeitungsprogrammen vertraut sind.
Praktische Umsetzung bei Bavaria Cleaning
Bei Bavaria Cleaning haben wir Process Gardening erfolgreich in unseren Fuhrpark-Management-Prozess integriert. Hier ist ein Beispiel, wie wir eine Richtlinie für die Nutzung unserer Firmen-Pkw verwalten:
- Richtlinie im Process Garden: Das Original-Dokument der Richtlinie ist eine Seite im Process Garden. Es ist leicht zugänglich und kann von allen Mitarbeitern eingesehen werden, die die Richtlinie benötigen.
- Verknüpfung mit Rollen: Die Richtlinie ist mit den Rollen der Pkw-Nutzer verknüpft. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter, der ein Firmenfahrzeug nutzt, automatisch Zugriff auf die Richtlinie hat.
- Verknüpfung mit Dokumenten: Die Richtlinie ist mit nützlichen Dokumenten wie dem Schadensformular verknüpft. Wenn das Schadensformular aktualisiert wird, erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine Benachrichtigung und können die neueste Version einsehen.
- Gedruckte Richtlinie: Um sicherzustellen, dass unsere Richtlinien auch im analogen Bereich zugänglich sind, drucken wir sie aus und laminieren sie. Diese gedruckten Richtlinien werden in den Handschuhfächern der Firmenwagen aufbewahrt, damit sie jederzeit griffbereit sind.
- QR-Code für digitale Zugänglichkeit: Auf dem Ausdruck befindet sich ein QR-Code, der es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell und einfach das digitale Dokument in Process Garden zu finden. Dies erleichtert die Aktualisierung und sorgt für eine konsistente Kommunikation.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Schlussfolgerung
Bei Bavaria Cleaning sind wir bestrebt, unseren Mitarbeitern und Kunden einen reibungslosen und professionellen Service zu bieten. Mit Process Gardening haben wir ein leistungsstarkes Werkzeug gefunden, das uns dabei hilft, unsere Richtlinien effektiv zu kommunizieren und zu verwalten. Wir glauben, dass eine klare und effiziente Kommunikation der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen ist, und Process Gardening ist ein wertvoller Partner auf diesem Weg.
