Erstellung der regelmäßigen Rechnungen für Unterhaltsreinigung
Immer wieder tauchen seitens unserer Interessenten Fragen auf, warum wir unsere regelmäßigen Rechnungen über Unterhaltsreinigung genau so und jetzt stellen und nicht anders. Die meisten Fragenden geben sich dann mit einer sachlichen Erklärung zufrieden.
Dazu möchte ich ein paar Internas preisgeben.
Zuerst ein paar Hintergründe:
Laufende Aufträge über Unterhaltsreinigungen werden bei uns als „DL-Positionen“ in der von uns verwendeten Branchenlösung verwenden. „DL“ steht hierbei für „Dienstleistung“ und „Position“ kann als Vertrag betrachtet werden. Bei einer DL-Position sind eine Menge an Daten hinterlegt. Einige Daten benötigen wir zu statistischen Zwecken, andere zur Nachverfolgung und wieder andere sind grundlegende Daten, die das System zum Arbeiten benötigt. Hierzu gehören neben der Kundennummer und der Objektnummer die Leistungen, die regelmäßig abzurechenn sind und die Zuordnung der Mitarbeiter zum Auftrag.
Grundästzlich gilt, je mehr Daten vorhanden sind, desto automatischer kann das System arbeiten.
Zur monatlichen Abrechnung der Verträge benötigen wir lediglich die Felder „Abrechnungsperiodencode“ und „Abrechnungskreis“.
Anhand des Abrechnungsperiodencodes ermittelt das System, in welchem Intervall die Rechnung zu erstellen ist und ob, gerechnet seit Buchung der letzten Rechnung, die Erstellung der Rechnung schon wieder erfolgen soll.
Der Abrechnungskreis dient uns zum Filtern im Abrechnungslauf. Möchten wir nur die Rechnungen erstellen, die zur Mitte des Monats erstellt werden, so wählen wir unseren eigens erstellen Abrechnungskreis „MITTE“ aus. Das System erstellt dann nur fällige Rechnungen für die Positionen, die den Abrechnungskreis „MITTE“ zugewiesen bekommen haben.
Möchten wir nur Unterhaltsreinigungen abrechnen, so setzen wir noch einen Filter bei „Rubrikencode“ auf „UR“
Der Abrechnungsstichtag ist das Datum, von dem das System für die Fälligkeit zur Erstellung der Rechnung ausgeht. Ist zum Abrechnungsstichtag die Erstellung einer neuen Rechnung noch nicht fällig, wird keine neue Rechnung erstellt.
Das Buchungsdatum ist das Datum, mit dem der Posten bei uns in der Buchhaltung erfasst wird, das ist im Regelfall an dem Tag, an dem abgerechnet wird.
Das Belegdatum ist das Datum, das auf dem Beleg, also auf der Rechnung stehen wird. Anhand des Belegdatums wird die Fälligkeit unserer Forderung im System berechnet.
Anschließend noch mit „Ok“ bestätigen uns das System benötigt lediglich einige Sekunden um die Rechnungen zu erstellen.
Anschließend befinden sich alle Rechnungen noch im Editierungsmodus und sind noch nicht gebucht. Theoretisch ist es also möglich, jetzt noch Änderungen vorzunehmen. Im Normalfall sind keine Änderungen mehr notwendig, da wir unsere Daten alle automatisch aus den Verträgen erhalten haben, wir werfen trotzdem immer einen kurzen Blick über die Rechnungen.
Ist alles richtig, werden die Rechnungen mit einem Knopfdruck gebucht und mit zwei weiteren gedruckt =)
Das Kuvertieren und Frankieren funktioniert dann ebenfalls fast vollautomatisch.
Mit dieser Lösung sind wir zum Einen sehr flexibel, zum Anderen funktioniert immer noch fast alles automatisch. Das funktioniert aber natürlich nur so lange, wie wir möglichst wenige verschiedene Szenarien abbilden müssen. Sicherlich könnten wir zahlreiche verschiedene Abrechnungskreise für viele verschiedenen Kunden erstellen, die Vorteile der Automation wären dann aber um ein Vielfaches geringer, da wir für jeden Abrechnungskreis den Abrechnungsvorgang separat starten müssten.
Warum wir Unterhaltsreinigungen nur pauschal abrechnen und ob wir Ausnahmen machen erfahren Sie hier.
